20 dicas para ter reuniões de equipe mais produtivas

Reuniões de equipe podem ajudar a alinhar e motivar se forem eficientes e positivas. 

A pauta que você define para a reunião e a maneira como você a conduz podem influenciar seus colaboradores. 

Entender como conduzir uma reunião de equipe permite que gerentes e supervisores usem essa ferramenta com sabedoria e eficiência.

Neste artigo, discutimos os benefícios de conduzir reuniões de equipe eficazes e fornecemos dicas para você tornar seus encontros de trabalho mais produtivos e relevantes, onde todos queiram participar.

Qual é o propósito das reuniões de equipe?

Por definição, uma reunião de equipe é uma conversa programada quando os funcionários discutem um tópico específico ou uma lista de tópicos, que devem ser descritos em uma pauta pré-planejada criada pelo líder da reunião. 

Embora as reuniões tenham desenvolvido uma péssima reputação no ambiente de trabalho moderno, às vezes, uma conversa ao vivo, cara a cara, é necessária – e ainda mais produtiva e eficiente.

As reuniões de equipe, quando bem executadas, proporcionam ocasiões importantes para:

• planejar projetos e iniciativas futuras;
• brainstorming de novas ideias;
• trabalhar em tarefas compartilhadas;
• antecipar e superar desafios;
• melhorando a comunicação.

Uma reunião de equipe é uma oportunidade para colaboração, que é uma peça importante da relação entre empregadores e funcionários. 

Essas reuniões dão às equipes a chance de trabalhar em conjunto e podem levar a grandes resultados. 

Conforme pesquisas, 83% dos colaboradores acreditam que  reuniões relevantes entre seus pares e chefia têm um impacto positivo em seus projetos . 

Quando você precisa ou não de uma reunião de equipe 

Todos nós já saímos de alguma reunião, pensando: “Bem, isso poderia ter sido em um e-mail!”

Uma maneira de evitar reclamações sobre suas reuniões é ter certeza de que você está realmente pronto para colocar algo no calendário — e não apenas porque você sente que precisa bater um papo. 

Use os sinais abaixo para diagnosticar seu propósito e determinar se uma reunião de equipe é realmente necessária ou não.

Agende essa reunião se…

1. Você tem um objetivo claro

Toda reunião precisa de uma missão ou objetivo claro, caso contrário, não há realmente sentido em se reunir. 

O que você espera alcançar? Você quer resolver um problema? Planejar um cronograma? Discutir um desafio? Fazer um brainstorming de uma ideia? 

Certifique-se de que você pode apontar para uma conclusão clara antes de colocar uma reunião no calendário.

2. Você criou uma agenda

Depois de decidir sua missão, ela não deve ser um segredo – informe o resto da equipe sobre o que vocês vão discutir e o que estão tentando alcançar. 

Não trabalhe de trás para a frente, isto é, primeiro reservar um horário para a reunião e depois tentar descobrir como vai preenchê-lo. 

Em vez disso, planeje sua agenda primeiro e depois reserve seu horário de reunião.

3. Você sabe exatamente quem precisa convidar

Não há nada pior do que ser forçado a participar de uma reunião que não tem absolutamente nada a ver com você. 

Esta é outra razão pela qual uma agenda pré-planejada é útil. Saber o que você quer discutir lhe dá uma boa noção de quem precisa realmente estar presente. 

Pule essa reunião se…

1. Você quer apenas compartilhando informações

Você só precisa fornecer ou solicitar atualizações de um projeto? Se os motivos não levarem a uma discussão contínua, utilize o e-mail ou uma plataforma de mensagens instantâneas. 

É muito mais rápido do que reunir todo o grupo, e além disso as pessoas têm algo para consultar caso seja necessário.

2. Você está apenas cumprindo um calendário

Isso pode parecer óbvio, mas acontece com frequência, especialmente no caso de reuniões regulares ou recorrentes. 

Esses intervalos consistentes no calendário têm uma grande chance de se transformar em sessões de atualizações de status, em vez de conversas produtivas. 

Então, se você tem uma reunião já prevista no calendário da sua equipe, certifique-se de que ela seja realmente necessária. 

3. Você não tem em mãos tudo o que precisa

Você tem seus materiais de apoio, como um briefing criativo, slide deck ou qualquer outra coisa que precise para apresentar seu ponto? 

Você tem sua agenda planejada e pronta para ser compartilhada? Se a resposta for não, o melhor a fazer é cancelar e se preparar.

20 dicas para ter reuniões de equipe mais produtivas

Reuniões são importantes para manter as equipes na mesma página e no caminho certo para atingir as metas. 

Na verdade, as reuniões podem desempenhar um papel fundamental em impulsionar o desempenho da sua equipe se você souber como conduzir uma reunião com sucesso.

Considere essas dicas para realizar reuniões de equipe eficientes e relevantes:

1. Envie um convite para reunião

Depois de saber o que quer discutir, envie à equipe um convite por escrito para que eles possam reservar um tempo em sua agenda. 

Se sua equipe usa calendários compartilhados, você pode enviar um convite de calendário para que todos possam fazer uma reserva. Compartilhe a agenda, o horário e o local. 

Se a reunião for virtual, inclua um link para que os membros possam participar. 

Se você tem uma reunião já programada no mesmo horário toda semana, geralmente é eficiente enviar um convite recorrente em vez de um único a cada semana, atualizando os detalhes e a pauta.

2. Aborde informações importantes

É fundamental que as reuniões abordem quaisquer atualizações vitais que possam ajudar os membros da equipe a fazerem seus trabalhos de forma eficaz. 

É especialmente importante reservar um tempo para perguntas se você estiver introduzindo um tópico complexo, como uma grande mudança em uma política da empresa. 

Lembre-se de que o tempo das pessoas é valioso, então guarde pequenos detalhes que você pode comunicar por e-mail ou individualmente. 

Em vez disso, concentre o tempo do grupo em informações vitais que se aplicam a todos.

3. Dê a todos a chance de participar

Algumas pessoas sempre se sentem confortáveis ​​compartilhando suas opiniões e ideias em reuniões. 

No entanto, para garantir que todos possam participar das discussões, incentive a participação daqueles menos inclinados a falar. 

Ao permitir que todos contribuam, você ajuda a construir uma atmosfera de inclusão e engajamento.

4. Chegue a uma conclusão

Se você estiver discutindo um tópico por um tempo com progresso mínimo, interrompa a conversa e peça conclusões. 

Reunir seus pensamentos pode ajudá-lo a pensar em um tópico de reunião de uma perspectiva diferente. 

Também pode ajudar pedir a todos que pensem em soluções para um determinado tópico desafiador quando a reunião terminar e abordá-lo novamente na próxima reunião.

5. Incentive o feedback

Peça para sua equipe sugerir maneiras de melhorar as reuniões. 

Descubra quais ideias eles têm para aproveitar ao máximo o tempo. Pergunte se os tópicos discutidos são importantes para eles ou se outros itens exigem a atenção da equipe. 

6. Termine no horário

É importante terminar a reunião no horário previsto. Isto sinaliza profissionalismo e respeito pelos colegas de equipe. 

Se houver itens em sua agenda que você não consegue cobrir no tempo estipulado, você pode incluí-los em um e-mail ou discuti-los na próxima reunião. 

Uma estratégia para impedir que as reuniões ultrapassem o tempo é perguntar se todos têm alguma pergunta final antes de encerrar a reunião. 

Isso pode ajudar todos a focarem seus comentários e manter a discussão breve e relevante. 

Você também pode designar alguém para controlar o tempo. Essa pessoa observa o relógio e notifica você quando deve prosseguir em cada tópico.

7. Incentive a discussão aberta

Discussões abertas são essenciais para reuniões produtivas. 

Os membros da equipe devem se sentir mais confortáveis ​​compartilhando suas ideias, preocupações e sugestões sem medo de julgamento ou represália das lideranças. 

Essa troca aberta de ideias ajudará a melhorar as habilidades de pensamento crítico da equipe e gerar soluções inovadoras para os problemas.

8. Faça um brainstorming de soluções em equipe

O brainstorming é uma ótima maneira de gerar novas ideias e resolver problemas como uma equipe. 

Ao fazer um brainstorming, é essencial encorajar todos os membros a contribuírem com suas opiniões, não importa o quão “estranhas” elas possam parecer. 

Quanto mais ideias forem geradas, maior a chance de chegar a uma solução eficaz.

Imagine, como uma equipe, que vocês estão tentando decidir qual agência de SEO SaaS B2B contratar como parte de sua estratégia de geração de leads. 

Vocês podem fazer um brainstorming de uma lista de agências potenciais para considerar juntos. 

Comparar os prós e contras de várias opções, juntamente com a forma como elas afetarão o negócio daqui para frente, é outra ótima maneira de resolver problemas como uma equipe. 

Esse processo pode ser usado para tomar decisões sobre vários aspectos, desde qual software usar até qual fornecedor contratar para um projeto específico.

9.Nomeie um líder de reunião

Toda reunião produtiva deve ter um líder designado que será responsável por manter a reunião no caminho certo. 

O líder da reunião deve manter a discussão focada e garantir que todos os membros tenham a oportunidade de contribuir. 

Embora algumas pessoas sejam líderes mais naturais, qualquer um pode ser um líder de reunião com o treinamento adequado. 

Ferramentas como software de agendamento de compromissos também podem agilizar a preparação da reunião, garantindo que todos estejam alinhados com o tempo e os objetivos.

Se você deseja melhorar suas habilidades de liderança em reuniões, há muitos recursos disponíveis online, incluindo artigos, tutoriais e cursos.

10.Faça pausas para reuniões mais longas

Se você estiver realizando uma reunião mais longa, você deve fazer pausas com frequência. 

Isso permitirá que todos estiquem as pernas, tomem um café ou usem o banheiro. 

As pausas também ajudarão a evitar que as pessoas fiquem muito inquietas ou distraídas. Elas também afetam as habilidades de pensamento crítico da equipe, fornecendo um tempo para as ideias se alinharem. 

11.Use recursos visuais

Recursos visuais podem ser uma ótima maneira de envolver os membros da equipe e tornar as reuniões mais produtivas. 

Tente usar um quadro branco ou flipchart para fazer um brainstorming de ideias ou fazer anotações. 

Você também pode usar apresentações do PowerPoint com gráficos detalhados de ferramentas, remover o fundo das imagens e usar gráficos, imagens de upscale, Depositphotos para visuais que ajudarão a ilustrar seus pontos. 

Reuniões visuais ajudam o grupo a permanecer focado e engajado e facilitam a lembrança do que foi discutido após o término da reunião.

12. Faça atas de reunião e distribua-as depois

Saber o que foi discutido e decidido em uma reunião é fundamental para levar os projetos adiante. Por esse motivo, é importante manter atas e garantir que todos recebam uma cópia após o término da reunião.

Dessa forma, todos estarão na mesma página e não haverá confusão sobre o que precisa ser feito para seguir em frente.

13. Recompense boas ideias

Se você quer que as pessoas compartilhem suas ideias, é essencial recompensar as boas. Isso pode ser feito verbalmente, com um agradecimento ou feedback positivo. 

Você também pode oferecer recompensas tangíveis, como vales-presente ou ingressos para um evento para as melhores ideias que forem implementadas. 

Não importa o que você faça, certifique-se de que as pessoas sintam que suas contribuições são valorizadas.

Incentivar os membros da equipe a compartilhar suas ideias é sempre uma ótima maneira de aumentar a produtividade e a colaboração.

14. Use o software certo

Há muitos programas de software diferentes por aí que podem ajudar na colaboração e comunicação da equipe. 

Alguns desses programas são melhores do que outros, então é essencial fazer sua pesquisa e encontrar aquele que melhor se adapta às suas necessidades.

Embora muitos optem pelo Microsoft Teams por seus vários recursos, que incluem conversas encadeadas e colaboração em tempo real, há diversas outras alternativas que uma empresa pode considerar.

Isso pode incluir softwares como Slack, Google Hangouts, Zoom e outros que oferecem uma seleção mais específica de recursos. 

Usar as ferramentas certas de gerenciamento de projetos também pode ajudar a tornar as reuniões mais produtivas.

15. Encoraje opiniões divergentes

Para que as reuniões sejam produtivas, é essencial encorajar opiniões divergentes. Se todos concordarem o tempo todo, ideias potencialmente inovadoras não serão geradas. 

Incentivar opiniões que podem ir contra a corrente também ajudará com o ponto anterior que mencionamos em termos de fazer os membros da equipe se sentirem confortáveis ​​em compartilhar suas ideias.

Ser organizado ao discutir opiniões divergentes também é essencial. 

Por exemplo, faça com que cada pessoa compartilhe sua opinião sobre um tópico específico e, em seguida, peça para outra pessoa resumir os pontos principais. Isso ajudará a manter a discussão focada e no caminho certo.

16. Evite o pensamento de grupo

O pensamento de grupo é um fenômeno que ocorre quando as pessoas estão mais preocupadas em se encaixar e serem apreciadas do que em pensar por si mesmas. 

Isso pode levar a uma tomada de decisão ruim e sabotar o sucesso de uma equipe. Para evitar o pensamento de grupo, é importante encorajar uma cultura de debate saudável.

Especialmente quando você tem figuras de autoridade em uma reunião, é fácil para as pessoas concordarem com o que elas acham que você quer ouvir. 

Para colocar tudo em perspectiva, esse tipo de viés de autoridade resulta em até 25% dos simuladores de aeronaves caindo quando um piloto e um copiloto estão na mesma sala. 

Se isso é verdade em uma situação de vida ou morte, você pode imaginar que isso é facilmente transferível para reuniões de negócios.

Para evitar tal cenário, é melhor definir algumas regras básicas quando se trata de participação. 

Isso pode significar que todos precisam participar de uma reunião e que nenhuma ideia é melhor do que outra até que seja adequadamente examinada.

17.Faça com que seja divertido

As reuniões não precisam ser só negócios o tempo todo. 

Adicionar um pouco de diversão à mistura pode torná-las mais produtivas. Tente incorporar jogos ou atividades que façam as pessoas se movimentarem e pensarem criativamente. 

18. Saia do escritório ou espaço de trabalho de vez em quando 

Se você está procurando maneiras de tornar as reuniões mais agradáveis, tente realizá-las em locais diferentes de tempos em tempos. 

Isso não significa que você tenha que reservar uma sala de conferência chique todas as vezes, mas simplesmente sair do escritório pode ajudar a refrescar as coisas. 

Se você trabalha em uma empresa com sede em escritório, tente realizar sua próxima reunião em um parque ou cafeteria próxima. 

Você também pode tentar alugar um espaço de reunião alternativo para trabalhar por um ou dois dias, se tiver orçamento.

19. Mude o formato ocasionalmente

Embora ter uma cadência de reunião seja essencial, também é bom fazer uma mistura de vez em quando. 

Por exemplo, você pode fazer uma “reunião ambulante” mais informal, onde vocês dão uma volta no quarteirão enquanto conversam, ou tentar fazer uma reunião em pé em vez de ficar sentado o tempo todo.

20. Permita horários de reunião flexíveis 

Uma das melhores maneiras de tornar as reuniões mais produtivas é permitir horários flexíveis. Isso significa que as pessoas podem escolher quando querem comparecer à reunião. 

Por exemplo, se você tem duas reuniões de equipe semanais, pode permitir que as pessoas escolham o horário, por exemplo, dando a elas a opção de comparecer às 10h ou às 14h. 

Dessa forma, elas podem programar seu dia em torno da reunião, em vez do contrário.