Home Office: Como Trabalhar Remotamente em Equipe?

E o que é home office, afinal? Basicamente é trabalhar em um local diferente do seu escritório (como sua casa), usando a tecnologia. Como aponta a Organização Mundial da Saúde (OMS), trabalhar remotamente ajudará sua empresa a continuar operando e, acima de tudo, a proteger seus talentos.

Se você é um daqueles que têm um pouco de experiência em liderar equipes remotamente, a adaptação a esse modo de trabalhar será mais fácil do que a maioria. Mas se esse não for o seu caso, você pode estar se perguntando quais são as chaves para você e sua equipe se adaptarem rapidamente.

E nesta parte da história é quando devemos fazer uso de nossas habilidades pessoais, como a adaptação à mudança. Lembre-se de que essa habilidade leve exige três coisas: conhecer o novo contexto em profundidade, identificar as mudanças às quais devemos nos adaptar e agir em conformidade.

Por outro lado, se você faz parte de uma equipe e deseja manter seu desempenho no trabalho em casa, lembre-se de que o escritório em casa exige novos hábitos, como ter seu próprio espaço para executar suas tarefas, definir horários e não cair em distrações. Está preparado?

Felizmente, existem algumas práticas que você pode aplicar – como líder ou membro de uma equipe – para que esse tipo de trabalho seja bem-sucedido em sua empresa. Continue a leitura e descubra!

Home Office no Brasil

O home office já era uma tendência global que vinha conquistando empresas e profissionais no Brasil antes da crise do coronavírus.

Também chamado de trabalho remoto, teletrabalho e trabalho à distância, essa modalidade permite que os profissionais trabalhem de qualquer lugar.

Basta uma conexão à internet e ferramentas de comunicação para cumprir o expediente sem colocar os pés na empresa ­– e, em muitos casos, sem sair de casa.

Mas será que os brasileiros se adaptam bem a esse modelo flexível de trabalho?

Um estudo realizado em 2017 pelo espaço de coworking Spaces, publicado no Brasil Econômico, revela que 55% dos 900 profissionais consultados no país já trabalham em home office uma vez por semana.

Os números condizem com a pesquisa mundial Global State of Remote Work, realizada pela OWL Labs em 2018, que aponta modalidades e possibilidades de trabalho remoto em 56% das empresas.

Inclusive, os profissionais sul-americanos são 67% mais propensos a trabalhar à distância em período integral.

Ou seja: o Brasil é um terreno fértil para o desenvolvimento do home office e do trabalho flexível.

Coordenar por meio de chamadas ou bate-papos por vídeo

Usar o e-mail para coordenar as tarefas da equipe não é conveniente. Esqueça. Você pode imaginar as dezenas de e-mails que acumulariam? Use-o apenas ao tentar enviar informações ou arquivos específicos que não precisam de resposta.

Nesse sentido, a melhor opção é se comunicar por meio de bate-papos por vídeo ou telefonemas. Isso pode ser feito três vezes por semana (para verificar o status da demanda) e não deve demorar muito. Recomenda-se entre 30 e 45 minutos.

Use ferramentas colaborativas

Hoje existem várias ferramentas que facilitam o trabalho remotamente. Estes são alguns deles:

Hangouts do Google

Se você possui uma conta do Google, o Hangouts é a ferramenta ótima para manter contato com sua equipe ou colegas. Este aplicativo permite enviar mensagens ou fotos para seus contatos, iniciar chamadas de voz ou vídeo gratuitas.

Além disso, você pode converter qualquer conversa em uma vídeo chamada em grupo com até 10 contatos e sincronizar bate-papos em todos os seus dispositivos, além de enviar mensagens para seus contatos, mesmo que eles não estejam conectados.

O melhor: o Hangouts funciona no Android, iOS ou na Web e é gratuito.

Slack

É uma ferramenta feita para otimizar o trabalho em equipe. No site, eles explicam o seguinte: “No Slack, as equipes trabalham em canais, o local onde todas as suas mensagens, ferramentas e arquivos estão concentrados, o que economiza tempo e incentiva a colaboração entre colegas de trabalho”.

O que isso permite que você faça? Compartilhe arquivos, faça chamadas de voz ou vídeo, compartilhe a tela para mostrar seu trabalho e colabore com membros externos de sua equipe etc.

O melhor: permite conectar outras ferramentas. O Slack Application Directory possui mais de 2000 aplicativos que você pode integrar, para que você não passe o dia pulando de uma guia para a outra. Tem uma versão gratuita com certas limitações.

Trello

É outra ferramenta recomendada por profissionais que trabalham em equipe e remotamente. O Trello permite organizar e priorizar seus projetos ou tarefas através de cartões, listas e quadros.

Tem uma versão gratuita, mas é muito limitada em comparação com as pagas.

O melhor: está disponível no Android e iOS.

Skype

É uma ferramenta muito popular porque permite fazer chamadas de áudio e vídeo em alta definição, compartilhar apresentações ou qualquer item durante uma chamada com a tela compartilhada, gravar chamadas ao vivo e conduzir conversas em modo privado.

Com o Skype, você pode fazer um vídeo ou uma conferência de áudio com no máximo 50 usuários e ativar legendas ao vivo.

O melhor: é grátis. Em sua versão desktop, está disponível para Windows, Mac OS X e Linux. E na sua versão móvel, está disponível no Android, iPhone e Windows 10 Mobile.

Microsoft Teams

É a ferramenta de colaboração do Office 365. Permite gerenciar facilmente projetos de equipe. É pago, mas devido à situação atual, a Microsoft disponibilizou uma versão gratuita para os usuários, para promover o home office. Ótimo, não mesmo?

O que inclui a versão gratuita do Microsoft Teams?

• Pesquisas e chats ilimitados;
• Videochamadas;
• Armazenamento de arquivos pessoais e de equipe;
• Colaboração em tempo real com o Office.

Comunicação clara e positiva

Para que uma equipe trabalhe home office com sucesso, é importante que haja uma boa comunicação entre os colegas. Se você é o líder, não deixe de definir regras de comunicação para o correto entendimento e desenvolvimento dos profissionais sob sua responsabilidade.

Por outro lado, lembre-se de que, para coordenar suas tarefas, você usará serviços online. Desde mensagens a bate-papos em grupo ou por vídeo pessoal, uma comunicação que não seja breve, precisa e oportuna pode gerar mal-entendidos.

Seja receptivo e fique disponível

Reduza a diferença, apesar de trabalhar em casa. Só porque você não está no mesmo local de trabalho que seus colegas não significa que sua comunicação deve ser atrasada. Por exemplo, se alguém da sua equipe fizer uma consulta no bate-papo em grupo, você não precisará esperar várias horas por uma resposta.

A ideia é que eles sejam tão receptivos e disponíveis quanto estão no escritório.

Colaboração em equipe

A melhor maneira de manter uma equipe conectada é através da colaboração. Embora parte da colaboração possa ocorrer durante videochamadas ou bate-papos em grupo, ideias e comentários também podem surgir em conversas casuais fora do espaço do grupo.

Conversas “informais” ou pessoais não são ruins. O que pode ser prejudicial ao espírito colaborativo da equipe é que são tomadas decisões sobre as tarefas desses chats, onde obviamente nem todos os membros devem estar envolvidos.

Isso também faria com que alguns membros da equipe não se sentissem considerados ou valorizados.

Como trabalhar home office?

O home office exige, entre outras coisas, concentração, um cronograma estabelecido, autocontrole e força de vontade. Aqui estão algumas recomendações:

• Ative seu próprio espaço. Não trabalhe no sofá ou na sala de jantar, muito menos na cama. Se você não tiver um quarto extra, coloque uma mesa em algum lugar da sua casa.
• Encontre a cadeira mais confortável que você tem. Lembre-se de que você passará várias horas na frente do seu laptop e precisará estar devidamente sentado.
• Esforce-se para manter um cronograma. Siga a rotina de levantar, limpar e tomar café da manhã. Sim, exatamente como se você tivesse que ir ao escritório.
• Não trabalhe de pijama. Sim, reconhecemos que pode ser muito confortável, mas lembre-se de que o teletrabalho envolve chamadas de vídeo. Só porque você está em casa não significa que você deve negligenciar sua presença.
• Mantenha as distrações longe da sua mesa. Se você já está conectado, não precisa ter seu smartphone em mãos.
  Evite abrir suas redes sociais na web. Você pode perder o foco e começar a procrastinar.
• Se possível, tente se exercitar alguns minutos antes de começar o seu dia. Por exemplo: faça um alongamento.

#tácontigo

Não deixe encarar o home office a sério, sob o risco de comprometer seu rendimento. Para que o trabalho remoto valha a pena, você precisa ser capaz de imprimir seu próprio ritmo de produção e manter o foco nas tarefas. Além disso, não pode abdicar de muita disciplina, dedicação e talento para a autogestão.

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