O que é o eSocial? Descubra a utilidade para sua empresa

A mudança pode ser difícil, demorada e dispendiosa,  mas para as organizações de hoje é necessária e oferece um enorme potencial na melhoria do desempenho.

É o caso do programa eSocial, que exige mudanças generalizadas na forma como as organizações reportam os dados dos funcionários às agências governamentais.

As organizações precisam definir melhor os dados de seus funcionários, ter especificações claras de sistemas e informações, executar uma variedade de cenários de testes e, acima de tudo, investir na gestão de mudanças.

No longo prazo, a simplificação e a padronização das exigências de relatórios dos funcionários trazidas pelo eSocial deverão resultar em avanços consideráveis ​​em precisão e eficiência.

Neste artigo, você irá saber de que trata o programa eSocial e como ele pode ser útil na sua empresa.

O que é eSocial?

O eSocial – Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas, é o projeto e sistema do governo federal para unificar o envio de dados de empregadores e empregados.

Este sistema unificado irá substituir a necessidade de enviar relatórios separados à Previdência Social, à Receita Federal e ao Ministério do Trabalho e Emprego.

O processo busca trazer padronização e clareza à forma como as organizações coletam e reportam dados ao governo brasileiro.

Este projeto tem legislações paralelas em outros países, mas o que tem chamado mais atenção ao eSocial é a sua implementação bastante lenta e confusa.

O sistema de contabilidade fiscal digital estabelece a disponibilização de informação relativa a questões laborais, previdenciárias e fiscais, numa única plataforma.

Sua implementação foi instituída inicialmente pelo Decreto nº 8.373, de 11 de dezembro de 2014, e agora é amparada e esclarecida por regulamentos subsequentes e relacionados.

O que especificamente o eSocial cobre?

A criação dos novos requisitos do eSocial envolveu diversas entidades, incluindo Receita Federal, Ministério do Trabalho e Emprego, Ministério da Previdência Social, Instituto Nacional de Seguridade Social, Caixa Econômica Federal e Ministério do Planejamento.

Seus principais objetivos na elaboração desses requisitos, são:

• possibilitar aos trabalhadores a concessão de direitos trabalhistas e previdenciários;
• simplificar o cumprimento das obrigações do empregador e do governo; e
• melhorar a qualidade das informações na Previdência Social, na Receita Federal e no Ministério do Trabalho e Emprego.

Alguns exemplos de atividades que são abrangidas pelo sistema, incluem:

• diversos eventos trabalhistas;
• retenção de imposto de renda; e
• informações sobre o FGTS .

A submissão destas atividades ao sistema, denominadas “eventos”, deverá obedecer aos prazos estipulados em cada situação.

Abaixo estão alguns exemplos de prazos para eventos trabalhistas contidos no Manual de Orientação do eSocial:

• quando um empregado é contratado, o empregador deve submeter esse evento ao sistema eSocial, antes que o empregado possa começar a trabalhar;
• caso ocorra acidente de trabalho, o empregador deverá elaborar o “Auto de Acidente de Trabalho”, também conhecido como CAT, e registrá-lo no máximo um dia após o acidente; e
• quando algum funcionário é demitido, esse evento precisa ser registrado no máximo 10 dias após a demissão.

Como enviar informações

No envio das informações será obrigatória a utilização de certificado digital ICP-Brasil A1 ou A3 – semelhante a um cadastro digital de pessoa jurídica.

As inscrições terão quatro classificações:

• eventos iniciais;
• eventos de tabela;
• eventos periódicos; e
• eventos não recorrentes.

E o que essas classificações significam?

Por exemplo, a contratação de um profissional é considerada um evento inicial; as férias concedidas são um evento periódico; e o aviso de acidente de trabalho é um evento não recorrente.

Seguindo essas classificações, os eventos deverão ser submetidos em formato XML, que será validado e armazenado no sistema eSocial.

Depois que as validações forem aplicadas, o sistema responderá a cada envio da seguinte forma:

• confirmação de recebimento;
• enviando confirmação; ou
• uma mensagem de erro.

Eventos do eSocial na prática

Um evento é a estrutura utilizada para transmitir dados no sistema do eSocial, cada um deles seguindo layouts predefinidos.

Em essência, um evento engloba qualquer acontecimento de natureza jurídico-trabalhista que possa ocorrer na trajetória de um empregado. Eles podem ser:

Eventos iniciais

Com a mais recente atualização do eSocial, há apenas um evento inicial relacionado às informações iniciais dos colaboradores, abrangendo detalhes administrativos e fiscais.

Este evento é conhecido por ser o primeiro passo para aqueles que aderem ao eSocial em uma empresa.

O evento inicial em questão corresponde ao S-1000 – Informações do Empregador/Contribuinte/Órgão Público.

Eventos de tabela

As informações contidas nas tabelas desempenham um papel fundamental na fundamentação tanto dos eventos não periódicos quanto dos eventos periódicos no eSocial.

Dentro dos eventos de tabela, o eSocial engloba dados relacionados a diversos aspectos do ambiente de trabalho, como funções, horários, turnos de trabalho e rubricas, entre outros.

Em um dos campos desses eventos, também é especificada a “data de início de validade” e a “data de fim de validade” dos dados.

É importante destacar que qualquer nova informação deve obedecer ao prazo de retificação e requer uma atualização na “data de fim de validade”.

Os eventos de tabela incluem:

• S-1005: Tabela de Estabelecimentos, Obras ou Unidades de Órgãos Públicos;
• S-1010: Tabela de Rubricas;
• S-1020: Tabela de Lotações Tributárias;
• S-1070: Tabela de Processos Administrativos/Judiciais.

Eventos não periódicos

Conforme o próprio nome indica, os eventos não periódicos não seguem uma data predefinida para sua ocorrência.

Eles abrangem situações como admissões, demissões, afastamentos e modificações salariais, e estão relacionados a questões de natureza fiscal, trabalhista e previdenciária.

Os eventos não periódicos, incluem:

• S-2190: Admissão de Trabalhador – Registro Preliminar;
• S-2200: Cadastramento Inicial do Vínculo e Admissão/Ingresso de Trabalhador;
• S-2205: Alteração de Dados Cadastrais do Trabalhador;
• S-2206: Alteração de Contrato de Trabalho;
• S-2210: Comunicação de Acidente de Trabalho;
• S-2220: Monitoramento da Saúde do Trabalhador;
• S-2230: Afastamento Temporário;
• S-2240: Condições Ambientais do Trabalho – Fatores de Risco;
• S-2241: Insalubridade, Periculosidade e Aposentadoria Especial;
• S-2298: Reintegração;
• S-2299: Desligamento;
• S-2300: Trabalhador Sem Vínculo de Emprego/Estatutário – Início;
• S-2306: Trabalhador Sem Vínculo de Emprego/Estatutário – Alteração Contratual;
• S-2399: Trabalhador Sem Vínculo de Emprego/Estatutário – Término;
• S-2400: Cadastro de Benefícios Previdenciários – RPPS;
• S-3000: Exclusão de Eventos;
• S-5001: Informações das contribuições sociais por trabalhador;
• S-5002: Imposto de Renda Retido na Fonte;
• S-5003: Informações do FGTS por Trabalhador;
• S-5011: Informações das contribuições sociais consolidadas por contribuinte;
• S-5012: Informações do IRRF consolidadas por contribuinte;
• S-5013: Informações do FGTS consolidadas por contribuinte.

Eventos periódicos

Os eventos periódicos são aqueles que se relacionam com as ocorrências mais frequentes nas empresas, ou seja, têm datas predefinidas para acontecer, como informações ligadas à folha de pagamento.

Eles são:

• S-1200 – Remuneração de trabalhador vinculado ao Regime Geral de Previdência Social;
• S-1210 – Pagamentos de Rendimentos do Trabalho;
• S-1260 – Comercialização da Produção Rural Pessoa Física;
• S-1270 – Contratação de Trabalhadores Avulsos Não Portuários;
• S-1280 – Informações Complementares aos Eventos Periódicos;
• S-1298 – Reabertura dos Eventos Periódicos;
• S-1299 – Fechamento dos Eventos Periódicos.

Qual a obrigatoriedade do eSocial?

O eSocial é um requisito obrigatório para todas as entidades jurídicas, inclusive os Microempreendedores Individuais – MEIs, e também se aplica a pessoas físicas que empregam trabalhadores domésticos.

No âmbito desse sistema, várias formas de relações trabalhistas são abrangidas, tais como:

• trabalhadores sob o regime da CLT;
• estatutários;
• cooperados;
• profissionais autônomos;
• trabalhadores avulsos;
• indivíduos sem vínculo empregatício direto;
• estagiários.

Todos esses grupos devem ser registrados na plataforma do eSocial.

A obrigatoriedade do eSocial se aplica a todas as empresas.

Desde janeiro de 2018, o uso desse sistema se tornou obrigatório para empresas cujo faturamento em 2016 tenha sido superior a R$ 78 milhões.

No entanto, a substituição das obrigações referentes à GFIP – Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social, FGTS – Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e SST – Segurança e Saúde no Trabalho para essas empresas entrou em vigor apenas em 2019.

Já as empresas com faturamento igual ou inferior a R$ 78 milhões em 2016 e que não optaram pelo Simples Nacional começaram a adotar as tabelas do eSocial em julho de 2018.

Obrigações relacionadas ao eSocial

O eSocial possibilita a comunicação ao governo federal sobre diversos aspectos, como a situação dos vínculos empregatícios, contribuições previdenciárias, folhas de pagamento, acidentes de trabalho, avisos prévios e escriturações fiscais, bem como informações relacionadas ao FGTS.

Essa capacidade de centralização se tornou viável devido à integração de 15 obrigações anteriormente dispersas, que os empregadores precisavam cumprir em diferentes locais.

Essas obrigações eram:

• GFIP — Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social;
• CAGED — Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT;
• RAIS — Relação Anual de Informações Sociais;
• LRE — Livro de Registro de Empregados;
• CAT — Comunicação de Acidente de Trabalho;
• CD — Comunicação de Dispensa;
• CTPS — Carteira de Trabalho e Previdência Social;
• PPP — Perfil Profissiográfico Previdenciário;
• DIRF — Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte;
• DCTF — Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais;
• QHT — Quadro de Horário de Trabalho;
• MANAD — Manual Normativo de Arquivos Digitais;
• Folha de pagamento;
• GRF — Guia de Recolhimento do FGTS;
• GPS — Guia da Previdência Social.

O envio das obrigações por meio do eSocial não se tornou obrigatório de forma súbita e simultânea. Pelo contrário, a obrigatoriedade foi gradual, seguindo um cronograma preestabelecido.

É fundamental compreender quais obrigações já devem ser exclusivamente enviadas pelo eSocial em sua empresa, garantindo a conformidade legal do seu negócio.

Vantagens e desvantagens do eSocial

A adoção da plataforma oferece numerosas vantagens aos empregadores.

Ao invés de preencher inúmeras fichas, formulários e documentos, ou recorrer a uma multiplicidade de canais digitais distintos, precisarão utilizar um único sistema para cumprir diversas obrigações trabalhistas.

No eSocial, também é viável gerar as guias para recolhimento do FGTS e de outros impostos, reduzindo, assim, a probabilidade de equívocos nos cálculos.

Confira o que mudou para ambas as partes.

Para os colaboradores

Existe a garantia de que os empregadores irão cumprir integralmente suas obrigações trabalhistas e previdenciárias em relação aos colaboradores.

Isso ocorre devido à unificação do sistema, que abrange uma ampla gama de relações.

Inclusive trabalhadores sem nenhum vínculo empregatício terão suas informações registradas e coletadas no eSocial.

Essa abordagem resulta na formação de um banco de dados centralizado e abrangente, valioso para o Governo.

Naturalmente, essa centralização facilita a formulação e adaptação de políticas públicas que beneficiam os colaboradores.

Para os empregadores

Para as empresas, é claro que a simplificação dos procedimentos de transferência de informações traz benefícios evidentes.

Isso resulta em um aumento na eficiência da equipe e em uma redução significativa nas chances de erros nos cálculos, os quais podem ter um impacto negativo nos negócios.

Outra grande vantagem é que o sistema oferece uma segurança jurídica superior, uma vez que os dados são centralizados em um único ambiente e todo o processo é executado de forma automatizada e digital.

Por último, a empresa se beneficia da integração dos processos, da capacidade de realizar registros instantâneos no sistema, como contratações e demissões, e também da disponibilização em tempo real dessas informações para os órgãos envolvidos.

Desvantagens

Em relação às desvantagens, o eSocial necessita uma abordagem completamente nova na gestão e execução de processos, devido à sua complexidade, exigindo um considerável investimento na uniformização e digitalização dos dados.

Empresas que não se adaptarem correrão um alto risco de não cumprir com suas obrigações fiscais e regulatórias, ficando sujeitas a consequências negativas.

Implicações do eSocial de curto e longo prazo

Este novo modelo de comunicação e tratamento de dados pode ter efeitos positivos, por exemplo, automatização da transmissão de informação, uniformidade de obrigações adicionais, redução de custos de fornecimento ou recuperação de informação, etc., mas envolve também uma mudança cultural.

Os empregadores precisarão investir na transformação comportamental dos gestores, dos responsáveis ​​pelos sistemas de RH e de folha de pagamento que armazenam os dados dos funcionários e dos responsáveis ​​pela execução de eventos, como aprovação de um período de férias ou licença médica.

As organizações precisarão adotar uma abordagem mais ampla, com adequações tecnológicas, treinamento e qualificação de seus profissionais.

Além da mudança cultural, será fundamental que os empregadores e os seus fornecedores estabeleçam melhores integrações entre sistemas e processos que originam informações relevantes e que, em última análise, alojam dados de origem para submissões de eventos.

Basta considerar a rapidez com que uma organização deve relatar um acidente de trabalho e o quão desafiador isso será sem integrações adequadas capazes de gerar um envio XML dentro de 24 horas após o evento.

Outra implicação pouco discutida é a qualidade dos dados.

Os empregadores não podem mais ocultar omissões e erros de dados em seus sistemas de RH ou de folha de pagamento, uma vez que esses erros podem ser enviados a agências governamentais por meio de integrações automatizadas.

A qualidade dos dados dos funcionários enfrentará agora um maior escrutínio por parte dos órgãos públicos.

É recomendável que as organizações comecem a realizar a devida diligência nos dados existentes de seus funcionários, garantindo que estejam em conformidade com a legislação do eSocial.