Diferença Entre Departamento Pessoal e Recursos Humanos

Quando o mercado de trabalho começou a se organizar, houve a necessidade de fazer um controle melhor das atividades trabalhistas.

Nesse momento, surgiu o termo Administração de Pessoal, uma função puramente burocrática que cuidava das contratações, controle de horários, pagamentos, rescisões e outras atividades operacionais.

Naquela época, os trabalhadores eram vistos como mão de obra remunerada por um serviço prestado. Apenas isso.

Nos locais de trabalho eram considerados “peças” da engrenagem que fazia a organização funcionar, facilmente substituídas no caso de apresentarem algum “defeito”.

E fora do local de trabalho era como se não existissem.

O mercado de trabalho evoluiu e os empregadores se deram conta de que os trabalhadores não eram uma peça da engrenagem, mas sim a própria engrenagem.

A força de trabalho começou a ser percebida como sendo constituída de pessoas e que cada uma delas é um universo único, com habilidades, experiências, necessidades e motivações distintas.

Com o tempo ficou cada vez mais claro que o bem-estar da força de trabalho influenciava diretamente nos resultados.

A atenção do setor de administração pessoal começou a se voltar para os trabalhadores, vendo-os não mais apenas como mão de obra, mas sim como pessoas.

Qual a diferença entre departamento pessoal e recursos humanos?

A evolução continuou e as organizações começaram a perceber que era necessário cuidar de outros aspectos da equipe.

Era preciso ir além de contratar, exigir resultados e demitir.

O pensamento se voltou para outros aspectos, como recrutamento ideal, desenvolvimento pessoal, benefícios e melhora no ambiente de trabalho.

Nesse ponto começou a se falar em gestão de pessoas e surgiu o termo Recursos Humanos para o setor que atendia esse aspecto da organização.

E as funções burocráticas, como contrato de trabalho, folha de pagamento, obrigações legais, etc., era feito pelo Departamento Pessoal.

Na maioria dos casos, o departamento pessoal é parte integrante do setor de RH, ou seja, um subsetor.

Em muitas empresas, principalmente de pequeno porte, o trabalho burocrático é feito por um contador, de forma terceirizada.

Principais funções do setor de Recursos Humanos

Geralmente, as empresas apresentam a seguinte estrutura para o departamento de RH:

• Recrutamento e seleção
• Treinamento e desenvolvimento
• Cargos e salários
• Departamento pessoal
• Saúde e segurança do trabalho

Uma abordagem distinta para a gestão de empregos busca alcançar vantagem competitiva por meio da implantação estratégica de uma força de trabalho altamente comprometida e capaz, usando um conjunto integrado de técnicas culturais, estruturais e de pessoal.

Conheça melhor as funções mais importantes do setor de recursos humanos.

Planejamento de recursos humanos

A primeira função de RH trata de conhecer as necessidades futuras da organização. De que tipo de pessoas a organização precisa e de quantas? Saber disso moldará o recrutamento, a seleção, a gestão de desempenho, a aprendizagem e o desenvolvimento e todas as outras funções recorrentes.

O planejamento de recursos humanos é semelhante ao planejamento da força de trabalho. Ambos enfocam onde a organização está hoje e o que ela precisa para ter sucesso no futuro.

Recrutamento e seleção

Envolve atrair pessoas para trabalhar na organização e selecionar os melhores candidatos. Com uma marca de empregador forte e as estratégias de sourcing certas, você já está em vantagem em relação aos seus concorrentes.

Depois que os candidatos se inscrevem, o processo de seleção é um instrumento de RH para escolher os candidatos mais qualificados e com maior potencial.

Gestão de desempenho

O gerenciamento de desempenho é essencial para garantir que os trabalhadores permaneçam produtivos e engajados. A boa gestão do desempenho envolve boa liderança, definição de metas claras e feedback aberto.

A gestão de desempenho também é um instrumento para fechar a lacuna entre a força de trabalho que você tem hoje e aquela que deseja ter amanhã.

Uma das melhores maneiras de construir sua força de trabalho futura é por meio de aprendizagem e desenvolvimento.

Aprendizagem e desenvolvimento

Capacitar os funcionários a desenvolver as habilidades de que precisam para o futuro é uma responsabilidade essencial do RH.

Isso também está relacionado à primeira função, na qual o RH preenche a lacuna entre a força de trabalho hoje e a força de trabalho necessária no futuro próximo.

Tradicionalmente, as organizações têm um orçamento definido para aprendizagem e desenvolvimento, que é então distribuído entre seus funcionários.

Planejamento de carreira

Mostrar aos funcionários como sua ambição pode se alinhar com o futuro da empresa ajuda a engajá-los e retê-los.

Para a organização, existem os benefícios de um melhor planejamento de sucessão, maior produtividade e uma marca empregadora mais forte.

Avaliação da função

À medida que a empresa e a sociedade mudam, uma função de RH eficiente também deve mudar. A avaliação de funções é um aspecto técnico.

Praticamente, a avaliação de funções envolve a comparação de várias partes da operação geral de RH.

Isso pode incluir a qualidade e a disponibilidade dos trabalhadores, o local do trabalho, os horários de trabalho, a situação econômica, as responsabilidades do trabalho e quanto valor um trabalho agrega à sua organização.

A ideia por trás da avaliação de funções é que empregos semelhantes devem ser recompensados da mesma forma.

Recompensas

Remuneração e benefícios são essenciais para atrair o tipo certo de candidato para a função e para a empresa.

Isso irá variar em diferentes campos, países e culturas. A estrutura de recompensas totais mostra que elas são mais do que apenas dinheiro. Elas também podem ser resultados relacionais e psicológicos.

Relações industriais

Outra função do RH é manter e cultivar relacionamentos com sindicatos e outros coletivos, e seus membros.

Manter boas relações com os sindicatos ajudará a detectar e resolver conflitos potenciais rapidamente e também será benéfico em tempos econômicos mais difíceis, quando demissões ou outras ações são necessárias.

Participação e comunicação dos funcionários

Os funcionários precisam ser informados e ouvidos sobre os diferentes tópicos que são relevantes para eles. A comunicação refere-se à divulgação de informações relevantes para os funcionários.

Isso inclui a construção de cultura, práticas pessoais, defensor do local de trabalho e especialista em comunicação.

Saúde e segurança

O RH desempenha um papel importante na criação e implementação de regulamentos de saúde e segurança. Integrar esses regulamentos à cultura da empresa é uma das principais funções do RH.

Bem-estar pessoal

O RH tem a função de auxiliar e cuidar dos funcionários quando eles se deparam com problemas pessoais.
Problemas no local de trabalho e fora dele podem afetar negativamente o desempenho, o engajamento e a produtividade dos funcionários. Isso prejudica os resultados financeiros de uma empresa.

O bom bem-estar pessoal liderado pelo departamento de RH deve funcionar no nível da comunicação individual com os funcionários e da comunicação entre equipes e empresa.

Responsabilidades administrativas

A função final do RH é sua responsabilidade administrativa. Isso inclui procedimentos de pessoal e Sistemas de Informação de Recursos Humanos.

Os procedimentos de pessoal envolvem o tratamento de promoções, relocações, disciplina, melhoria de desempenho, licenças, regulamentos, diversidade cultural e racial, intimidades indesejadas, bullying e assim por diante.

Para cada uma dessas situações, políticas e procedimentos precisam ser desenvolvidos e seguidos para atender com sucesso às solicitações ou superar esses desafios.

Principais funções do Departamento Pessoal

A estrutura dos setores nas organizações varia principalmente em função ao número de funcionários que possui.

Se a empresa for muito pequena, um funcionário de recursos humanos também é responsável pelas atividades do departamento pessoal.

A rotina do DP consiste geralmente no seguinte:

• Documentação de admissão validado com o eSocial;
• Encaminhamento para exame admissional;
• Registro do novo colaborador no sistema, emitindo o contrato de trabalho que vai depender da modalidade, como por exemplo um estagiário, aprendiz, contrato temporário ou um contratado celetista;
• Registrar o funcionário no PIS, se for o caso;
• Fazer registro na carteira de trabalho – CTPS;
• Incluir nos controles do setor de recursos humanos;
• Emitir crachá se a empresa utilizar esta forma de identificação;
• Fazer cadastro biométrico para ponto eletrônico;
• Providenciar uniformes, materiais, EPIs, acessos em casos de logins, etc.;
• Fazer arquivo ativo;
• O ideal é que essa rotina já esteja encaminhada quando o funcionário chega na empresa, pois muitas delas possuem prazo.

Além disso, também estão incluídas funções, como:

Controle de frequência

É necessário controlar as marcações de ponto, sejam eletrônicas ou manuais;

Fazer levantamento dos eventos, como faltas, atrasos, horas extras, horas noturnas, banco de horas que foi acordado entre o funcionário e seu gestor, e inconformidades como marcações incorretas ou esquecidas.

Todos os eventos precisam estar devidamente registrado, pois esse fechamento das horas trabalhadas irá influenciar diretamente o pagamento do funcionário.

Então, para que o funcionário não tenha pagamento ou desconto indevido, as marcações devem ser conferidas de forma criteriosa.

Atestados

É necessário validar a autenticidade dos atestados e lançar na frequência do funcionário.

Também é muito importante fazer um controle, pois dependendo da quantidade de atestados ou se for do mesmo CID pode gerar afastamento.

Afastamentos e licenças

Por exemplo, se um mesmo funcionário apresentar dezesseis atestados com o mesmo CID naquele período de levantamento, talvez seja necessário encaminhá-lo para o INSS.

Nesse caso, o departamento pessoal deve fazer o agendamento de perícia e acompanhar o processo, para um maior controle.

Se o afastamento foi deferido, no término da licença o departamento pessoal encaminha esse funcionário para realizar o exame de retorno ao trabalho.

Férias

É necessário realizar o controle de férias. Verificar quando os períodos aquisitivos são completados e se comunicar com o gestor direto do funcionário para saber da possibilidade de gozar as férias.

O período de férias é comunicado ao funcionário que assina o recibo no momento do pagamento, ficando arquivado no prontuário ativo dele.

Benefícios

No momento da admissão o funcionário foi informado dos benefícios que a empresa oferecia. O departamento pessoal deve ficar atento ao que foi acordado e, se for o caso, fazer as devidas solicitações dentro do prazo.

O vale-transporte é obrigatório. A empresa pode oferecer alguns benefícios, como: vale refeição, convênio médico, convênio odontológico, vale-alimentação, cesta básica, auxílio farmácia, auxílio creche, auxílio combustível, bolsa de estudos, créditos pessoais, etc.

Folha de pagamento

Lançar e conferir as horas trabalhadas, faltas, atrasos, proventos e descontos, efetuar o pagamento, emitir e recolher assinatura dos recibos.

Encargos trabalhistas

Efetuado o pagamento, a empresa deve emitir as guias e recolher os impostos correspondentes.

Disciplina

Emitir e controlar o recolhimento de assinaturas de advertências e suspensões, amparando a empresa no caso de possíveis processos trabalhistas.

Rescisão

O kit demissional é necessário, tanto no caso no funcionário pedir demissão ou ser afastado pela empresa.

Ele consiste em: exame demissional, documento de pedido de demissão ou carta de dispensa, termo de rescisão no momento do pagamento, emitir a chave e o extrato do FGTS, emitir guia de seguro desemprego, efetuar o pagamento no prazo, homologar, atualizar os controles e fazer o arquivo morto.

Processos trabalhistas

Acompanhar os processos, representar a empresa em audiência, estar atualizado e cumprir a CLT e os acordos sindicais.

Atendimento ao colaborador

O departamento pessoal deve estar disponível para esclarecer qualquer dúvida em relação as suas atividades, para qualquer colaborador.

Além disso, se um colaborador precisar comprovar seu local de trabalho, o DP irá emitir a declaração.

Arquivos diversos

Essas solicitações e outros documentos devem ser feitos em duas vias, com o “ciente” ou “recebido” e arquivados SEMPRE!

É necessário também observar prazos de arquivamento, mantendo em dia a documentação para que não ocorra acúmulo ou perda.